Não tem jeito: em algum momento, as reuniões precisam acontecer! Em tempos de reuniões à distância, torna-se ainda mais importante fazer desses encontros mais dinâmicos e objetivos.

Confira dicas para não perder tempo com muitas reuniões!

Reserve um tempo para se planejar

As reuniões devem ter pautas definidas e com detalhes sobre os pontos que serão abordados, assim como documentos e todo tipo de material que precisa ser compartilhado entre os participantes. Ter horário de encerramento também é essencial.

Tendo isso em mente, reserve um período antes da reunião começar para organizar o que será falado.

Defina um tempo limite para cada fase da reunião

Reunião curta não é sinônimo de reunião produtiva. Se a pauta é extensa e há diversos pontos para tratar durante o período, o ideal é estipular um tempo limite para cada fase. Exemplo: 30 minutos para expor um projeto, 10 minutos para cada um opinar e 30 minutos finais para conclusão.

Convide apenas pessoas que realmente são necessárias

Essa dica deveria ser a regra número um em qualquer reunião. Não há nada menos produtivo do que reunir pessoas que não têm a ver com a reunião, pois elas não podem colaborar com nada e ainda perdem tempo de trabalho.

Checklist da reunião produtiva:

– Selecione apenas as pessoas que realmente contribuirão com a reunião;
– Determine um horário para começar e para terminar;
– Faça uma pauta para reunião e estabeleça prioridades;
– Determine tempo para cada fase da reunião (inclusive pausas, se necessário);
– Prepare-se para a reunião;
– Foco no objetivo;
– Faça uma conclusão.

Fonte: redação Blog Nocta
Imagem: Freepik

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